Enterprise Content Management Systeme (ECM)

Enterprise Content Management Systeme – kurz ECM – wird in mittelständischen Unternehmen immer beliebter. Das Verbannen von papierbasierten Dokumenten und Aufzeichnungen aus den Büros gehört mittlerweile zum Alltag. Im Rahmen der Studie „Digital Office im Mittelstand 2019″ befragte die Bitkom Research insgesamt 613 Unternehmen. Der Trend der befragten Teilnehmer zeigt deutlich, dass das papierlose Büro eine immer größere Bedeutung erhält. Das Ergebnis der Umfrage ergab, dass 92 Prozent der Mittelstandsunternehmen Text- und interaktive PDF-Dateien in digitaler Form verwalten. 57 Prozent nutzen die Digitalisierung bereits heute für Bilder, 25 Prozent für Audio- und 18 Prozent für Video-Dateien. Gehörst du auch dazu?

Enterprise Content Management Systeme auf dem Vormarsch

Fast die Hälfte der mittelständischen Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern nutzt zur digitalen Verarbeitung der Daten sogenannte Enterprise Content Management Systeme (ECM). Diese Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie Werkzeuge, Methoden und Strategien bereitstellen. Dies hilft den Mitarbeitern, Text- und PDF Dateien bzw. Daten zu verwalten und zu verarbeiten. Von der einfachen Datenerfassung und Speicherung bis zu komplexeren organisatorischen Prozessen kannst du Daten somit elektronisch verarbeiten.

Die Systeme sind so konzipiert, dass sie einen kompletten Datenlebenszyklus abdecken können. Dieser beginnt bei der ersten Erfassung und Eingabe der Daten in das System. Im nächsten Schritt folgt die Verarbeitung der Daten in unterschiedlichen Prozessen bis letztendlich die Archivierung erfolgt. Unternehmen bzw. du gewinnst dadurch gleich mehrere Vorteile. Das Erfassen und das Wiederauffinden einzelner Dokumente wird leichter, die Ablage ist einfacher und rechtliche Vorgaben lassen sich besser umsetzen. Nicht zuletzt ist eine datenbasierte Dokumenten- und Datenverwaltung umweltfreundlicher. Dicht gefüllte Ordnerschränke in den Büros werden für dich in der Regel überflüssig. Mit einem guten Backup Konzept kannst du die Daten außerdem vor einem Datenverlust schützen und du kannst diese bei Bedarf jederzeit wiederherstellen.

„ECM-Lösungen bilden die Grundlage einer Digitalisierung im Unternehmen“, so Nils Britze, der Bereichsleiter für digitale Geschäftsprozesse, beim Bitkom. „Des Weiteren“, betont Britze, „findet er es sehr erfreulich, dass mittelständische Unternehmen, die sozusagen das Herz der deutschen Wirtschaft darstellen, den Weg in Richtung der digitalen Büros eingeschlagen haben“.

Cloud-Hosting hat sich im Mittelstand etabliert

Neben den Enterprise Content Management Systemen setzen viele Unternehmen verstärkt auf Cloud-basierte Modelle. Etwas mehr als die Hälfte nutzen die Dienste, um ihre Dokumente in einer Cloud zu hosten.

Daten bis hin zu kompletten Anwendungen werden nicht mehr auf herkömmlichen IT-Strukturen im eigenen Unternehmen verwaltet, sondern extern, in der sogenannten „Cloud“. Der Begriff „Cloud“ leitet sich von dem englischen Wort für „Wolke“ ab. Die Daten schweben wie in einer Wolke und können von unterschiedlichen Standorten aus abgefragt und genutzt werden. Dadurch wird eine hohe räumliche Flexibilität erzielt. Eine direkte Netzwerkverbindung innerhalb der Firma ist nicht mehr nötig. Vor allem bei standortübergreifenden Projekten bietet sich eine Datenablage in der Cloud an. Mitarbeiter an verschiedenen Standorten haben beispielsweise die Möglichkeit, an ein und demselben Dokument zu arbeiten. Selbst verschiedene Zeitzonen stellen kein Problem dar. Durch die Verwaltung der Dokumente in der Cloud ist ein Zugriff für dich von jedem Ort und jedem Zeitpunkt möglich. Voraussetzung hierfür ist lediglich eine stabile Internetverbindung, um auf die Daten zugreifen zu können.

Quelle: Bitkom Research

Ob einfaches Dokumentenmanagementsystem oder komplexes ECM inklusive Cloud-Anbindung – der Weg, weg von Ordnerstapel und Aktenschränken hin zum papierlosen Büro setzt sich immer weiter durch. Die ständige Verbesserung und Weiterentwicklung von Programmen für die digitale Arbeitswelt unterstützt diesen Trend zweifelsohne. Gerade für mittelständische Unternehmen ist dieser Trend mit Sicherheit ein großer Fortschritt und birgt enormes Potenzial hinsichtlich Flexibilität, Effizienz- und Effektivitätssteigerung.